helloEvent – Veranstaltungsmanagement leicht gemacht

Schon mal eine Veranstaltung organisiert? Dann weißt du es: Der Großteil des Aufwandes entsteht in der Vor- und Nachbereitung. Wobei letztere leider oftmals zu kurz kommt. Das eigentliche Event ist – wenn es gut vorbereitet ist – “nur noch” der krönende Abschluss vorangegangener, intensiver Arbeitswochen. Um unsere Kunden auch in dieser Zeit bestmöglich zu unterstützen, haben wir alle Planungs- und Organisationstools, die sie benötigen, auf unserer Plattform integriert. Damit alles glatt läuft, wenn’s drauf ankommt. 

• Veranstaltungskalender für die Planung von Programmpunkten und späteren Orientierung der Teilnehmenden 
• Datenbankbasiertes Einladungsmanagement für strukturierte Teilnehmenden-Kommunikation, Handling von Zu- und Absagen, Reisen und Unterbringung
• Abwicklung des Ticketings inklusive Fulfillment im Corporate Design des Kunden für höhere Nutzerfreundlichkeit und mehr Transparenz über die Refinanzierung
• Bereitstellung von zusätzlichen digitalen Werbeflächen und Hilfe bei der Sponsorensuche für das Erschließen neuer Erlösquellen

Um den aktuellen Status der Vorbereitung stets im Blick zu haben, brauchen unsere Kunden genau einen Link, nämlich den zur Plattform. So geht effzientes Veranstaltungsmanagement. 

Wenn das Schlusswort gesprochen, der letzte Applaus verklungen und alle Teilnehmenden sich, erfüllt von neuen Erkenntnissen und Erlebnissen, wieder dem Daily Business zuwenden, geht es für die Organisator:innen in die Auswertung der Veranstaltung. Die kommt, wie bereits erwähnt, leider häufig zu kurz, da natürlich auch die Event-Verantwortlichen ein Tagesgeschäft haben, zu dem sie zurück müssen. Damit trotzdem aus jedem Event Learnings generiert werden können, auf deren Basis das nächste noch besser wird, haben wir bei helloStream ein eigenes Analyse- und Statistik-Tool integriert. Die Erhebung, Speicherung und Auswertung der Nutzungsdaten erfolgt DSGVO-konform und ohne Zuhilfenahme von 3rd party tools, wie Google Analytics. So lässt sich zum Beispiel auswerten, wie viele digital Teilnehmende welche Session wie lange besucht haben. Wann (und ggf. warum) sie eine Diskussion frühzeitig verlassen haben. Welche Job-Profile und Vertreter welcher Organisationen sich für welche Programmpunkte interessiert haben. Ob Start-, End- und Pausenzeiten gut gewählt waren.